NORMATIVIDAD

FEDEARROZ

Ibagué, 3 de octubre de 2017

ELABORADO POR: LUZ FARY MADRIGAL

MARTHA CECILIA GONZALEZ

SANDRA PATRICIA FERNANDEZ

OBJETIVOS:

. Aplicar encuesta de conocimiento

. Identificar la unidad de correspondencia (ventanilla ùnica)

. Reconocer las características de la documentaciòn

. Conclusiones

Requerimientos Tecnológicos

Glosario

DESARROLLO ACTIVIDAD

Verifique los siguientes procesos técnicos que desarrolla en la competencia de tràmite:

1. La empresa posee unidad de correspondencia, ventanilla única u oficina de atención al ciudadano?

R. No posee unidad de correspondencia puesto que dicha unidad se encuentra ubicada en Bogotá.

2. ¿Cómo fue establecida la Unidad de Correspondencia?

R. No tiene conocimiento porque la unidad está ubicada en Bogotá y la encargada cuenta con un archivo básico.

3. ¿Se registran los actos administrativos?

R. Si se registran con un sello radicador.

4. ¿El o (los) funcionario (s) de la oficina de correspondencia conocen las FUNCIONES QUE DEBEN

CUMPLIR EN SU PUESTO DE TRABAJO? SI_____ NO______

R. No tiene conocimiento porque ella trabaja empíricamente en su cargo

5. ¿En la unidad de correspondencia se maneja el control centralizado o descentralizado? SI_____ NO______

R. Descentralizado porque la correspondencia es enviada a Bogotá para su respectivo tramite.

6. En la unidad de correspondencia se utiliza control de correspondencia recibida y despachada manual o automatizada (software) SI_______ NO______ CUÁL _________

R. Se utiliza control manual o automatizado debido a que la empresa no cuenta con unidad de correspondencia en esta sede

7. Cuántas copias se produce en los procesos de trámite de la correspondencia_________

R. Utiliza una copia con su respectivo original

8. El o (los) funcionario (s) de la oficina de correspondencia conocen el acuerdo 060 de octubre 31 de 2001(“por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”) SI_____ NO______

R. No tienen conocimiento, debido a que no cuentan con una unidad de correspondencia

9. En la empresa encuestada los trabajadores de la unidad de correspondencia conocen con claridad el “PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL"?

10. En el Área de PRODUCCIÓN

Tareas: Si las realizan de acuerdo al manual de funciones.

Creación y diseño de documentos y registros:

Si se manejan pero sin tener en cuenta las normas ISO

Normalización de la producción documental:

cada dependencia le da un manejo de acuerdo a su necesidad, para luego ser enviada a Bogotá.

En el área de RECEPCIÓN

Tareas:

La Auxiliar de Talento Humano cumplía con las asignadas.

Radicación: Se realiza con un sello manual el cual contiene la fecha, hora y funcionario.

Registro: Es llevado en formatos de acuerdo al ingreso o despacho de la misma.

12. ¿Qué tipo de información se maneja?

R. Afiliaciones a Empleados nuevos, comunicados, Actas, Resoluciones para que el personal lo conozca,

13. ¿Por cuáles medios es recibida y enviada la información?

R. No se maneja ningún software, se maneja información por medio de formatos, sellos, Electrónicos y Físicos.

14. ¿En qué medios es recolectada o almacenada?

R. Archivos y carpetas manuales. Cada dos o tres meses se envía a Bogotà.

15. ¿Cómo es procesada? (Para correos electrónicos y físicos)

R. por correo Electrónicos y Físicos

16. ¿Cuentan los soportes con algún manejo especial?

R. Control de consecutivo y se registra en cada formato.

17. ¿Quiénes tienen acceso a los soportes originales?

R. la información y los soportes original es dirigida al gerente de la empresa o en este caso a la secretaria.

18. ¿Cuáles son las políticas o manuales de gestión de documentos o similares?

· Tener en cuenta la fidelización y confidencialidad.

· Respuestas de acuerdo a lo establecido por la empresa

· El envió inmediato a Bogotá.

19. ¿Desde qué fecha aproximadamente se conservan los documentos?.

R. No tiene idea.

20. ¿Existen políticas que dispongan la estadía de los documentos en cada etapa del archivo?

R. Cada año se cambian las carpetas y se inicia consecutivo desde 1.

21. ¿Qué tipo de capacitación reciben los usuarios sobre el manejo de los registros?

R. Ninguna ya que se soportan en la niña del SENA

22. ¿Cuáles son las previsiones y/o precauciones sobre posibles riesgos de información

R. Que el archivo no esté al acceso de todo el personal se deja con llave para evitar que las comunicaciones sean vistas por personal ajeno al área de recepción.

23. ¿Cuál es la situación que quisiera mejorar frente al manejo de la información?

R. Solicitar capacitaciones para el personal sobre el manejo de los documentos siguiendo las normas requeridas.