ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAA

ACTIVIDADES

1. QUE ES EL MÉTODO ARCHIVÍSTICO?

Este método parte en primer lugar del principio de procedencia de los documentos hasta su salida es decir el ciclo vital de los documentos. Esto nos quiere decir que es el tratamiento que se le da a los documentos, como identificar la institución, empresa, organización o dependencia donde se produce el documento teniendo en cuenta siempre que los documentos deben ser conservados desde su origen y no deben ser mezclados con otros para conservar su procedencia.

Debemos tener en cuenta que las secciones no deben ser mezcladas entre si, como tampoco las series documentales,m se debe respetar el orden original de los documentos esto nos permite garantizar la integridad de los mismos y el valor testimonial.

Lo cual nos facilita la ubicación física, de los documentos que recibimos y generamos en la institución desde su creación hasta su eliminación o ingreso a custodia de los mismos.

2. CONCEPTO DE ARCHIVO

Es el lugar que se utiliza para recopilar y conservar documentos. Lo podemos llamar también fondo documental allí las entidades públicas o privadas suelen guardar la documentación que derivan de sus actividades.

En este lugar debemos ser estrictamente organizados, para que en el momento de la búsqueda de algún documento sea fácil ubicarlo. Gracias a la tecnología podemos ubicar archivos electrónico los cuales el soporte de almacenamiento ya no es físico si no a través de medios tecnológicos.

La función principal de un archivo es ser un documento activo, gracias a su orden y a su clasificación podemos encontrar con facilidad y rapidez lo que buscamos.

3. QUE ES LA ARCHIVALIA?

La documentación que ha sido producida en función de las actividades de una entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa y se conserva para fines de consulta e investigaciones histórico-culturales de una región. Es decir, son todos los documentos producidos y recibidos por el Archivo (cartas, escritos, dibujos, mapas planos, discos, películas, etc.) desplazando así los valores aportados por la Diplomática.

Dichos documentos también pueden servirnos como soporte en casos administrativos, jurídicos, científicos o culturales.

También podemos decir que estos documentos pueden servir de archivo histórico para la empresa u organización o persona que con el pasar de los años los requieran.

4. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS?

Son de gran importancia ya que nos pueden servir como fondo de investigación, al igual que sirven de patrimonio histórico de la entidades.

Los archivos son la memoria viva de una empresa o persona ya que en ella podemos guardar información que nos puede ayudar mas adelante para averiguar lo que necesitemos.

Nos ayudan para la toma de cualquier decisión ya que si no guardamos las pruebas necesarias no tenemos cómo respaldar lo dicho anteriormente.

5. QUE PASARÍA SI NO TUVIÉRAMOS ARCHIVOS?

No podríamos tener evidencia ni físicas ni virtuales que a un futuro nos podrían respaldar para cualquier evento que se nos pueda presentar.

. Se acumularían los documentos, dañándose y deteriorándose.

. Se perdería información importante para la administración de la empresa.

. Los clientes estarían insatisfechos al no tener acceso a la información adecuada.

. La empresa o entidad sería objeto de sanciones ante las autoridades que requieren evidencia de sus actividades.

. Seria un total caos que generaría desconfianza, desorden y hasta el cierre de la organización.

6. POR QUE SON IMPORTANTES LOS ARCHIVOS

Porque permiten tomar decisiones asertivas en el funcionamiento de la empresa por tanto, ellos nos muestran la información de los documentos, y con esto se cumple con el principio de transparencia de la gestión administrativa. También se puede plantear que los archivos deben constituirse en órganos consultivos de los ciudadanos, porque a través de la información que está en los archivos se puede observar el comportamiento de las entidades públicas y privadas con función pública y que se relaciona con el derecho constitucional a la publicación de algunos archivos.

7. QUE ES LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA?

Es la ciencia que permite manejar y hacer accesible la información de grandes masas documentales generadas por el que hacer cotidiano de una organización en el desarrollo de sus relaciones sociales, de tal manera que sea posible conocer toda la información que el documento puede proporcionar; la suya propia interna, que contiene en su mensaje, y la que proporciona su contexto al estar aquel en relación con otros documentos. La Archivística en la actualidad vista la evolución histórica de los archivos y de la Archivistica, queda plantearnos qué aspectos afronta hoY dia esta ciencia.

Que es la Archivística hoy? La respuesta no es sencilla; la Archivística es una ciencia en busca de una identidad propia que le de autonomía respecto de la Historia y la Administración. Su objeto son los archivos, de toda època y condición, tanto los históricos como los administrativos, como tal, pretende ser activa y no pasiva, es decir, los documentos no son solamente su problema, en el momento en que la administración productora se desentiende de ellos, sino que busca integrarse en su proceso de creación, controlando el documento desde el momento en que nace en la oficina hasta que se integra en el fondo de Archivo ( Gestión de Documentos). Igualmente, la Archivística se ve en la necesidad de hacer frente a los fondo ya acumulados una vez que los documentos pasan al archivo.

8. ¿QUE ES LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA?

Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios que se le dan a los documentos para su gestión

Van desde la producción es decir donde se generan los documentos, cuál es el tratamiento o destino que se le va a dar al mismo.

- Definir las unidades y cómo será almacenada la documentación.

- Clasificar los documentos (fondos- secciones- series o asuntos).

- Ordenar los documentos (ubicación de los mismos).

- Depuración documental (Es la eliminación física de los mismos).

- Consulta de documentos (debe tenerse copia para la conservación de los mismos).

- Selección documental (disposición final de los documentos)

- Transferencia de documentos (lugar a donde se dirigen los documentos.

Todo esto nos lleva a conocer las formas de almacenamiento, conservación, eliminación documental.

10. DETERMINE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO. SEGUN CODIGO PENAL, CONSTITUCIÓN POLÍTICA Y LA LEY 594.

Según la ley 594 del 2000 los documentos son registros de información producida o recibida por las entidades ya sean públicas o privadas. en razón de sus actividades o funciones que desempeñan. Solo pueden ser modificadas mediante una orden judicial, al igual que pueden ser tenidos en cuenta como elementos probatorios ante cualquier proceso jurídico.

Segùn el código penal un documento es un escrito o comunicación privada que sirve como elemento probatorio ante la ley. Dichos documentos contienen datos fidedignos que nos sirven para describir, confirmar o justificar alguna acción humana. Allì encontramos datos, hechos , narraciones que tienen por objetivo principal probar algo.

13 DEFINICIONES ARTICULO 2 ACUERDO 060

- ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

- COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado .

- CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida almacenada y comunicada por medios electrónicos que permanecen en estos, durante su ciclo vital; es producida por una persona o una entidad en razón de sus actividades y se tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

- DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

- DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

- RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado del documento.

- REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

- SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

- TABLA DE RETENCIÓN: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

14 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes o requerimientos.Tiene como objetivo principal administrar la comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación, consulta de documentos ayudando a contribuir don el desarrollo del programa de Gestión Documental.

Las unidades de correspondencia deben estar situadas en cada una de las sedes que la empresa tenga, de igual manera debe contar con personal capacitado y calificado para el adecuado manejo de la documentación.

15. ENCARGADOS DE FIRMAR LA CORRESPONDENCIA

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

Las unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido. Los remitentes de las comunicaciones son quienes firman la correspondencia. En la Unidad de Correspondencia, o ventanilla única solamente se registra la correspondencia tanto Recibida como Enviada.

16. QUE SE DEBE HACER CUANDO EXISTAN ERRORES DE RADICACIÓN O ANULACIÓN?.

El jefe de la unidad de correspondencia o ventanilla única debe manifestar en forma escrita los errores con su correspondiente justificación y firma esta constancia.

17. CUANTAS COPIAS MÁXIMAS SE NECESITAN CUANDO SE REALIZA UNA COMUNICACIÓN?

Se elabora un original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de Retención Documental.

En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

18. QUE DEBERÁN HACER LAS ENTIDADES CUANDO RECIBEN CORRESPONDENCIA POR FAX SI UTILIZA PAPEL QUÍMICO

Esta correspondencia la tramita la Unidad de Correspondencia, la cual debe tener en cuenta las tablas de retención documental establecidas para controlar los procesos adecuados para su administración. Por lo cual deberán reproducir los documentos sobre un papel que asegurará su durabilidad y preservación.

19. QUE ES UN SERVICIO POSTAL?

Se entiende por servicios postales, al servicio público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales. Los servicios postales comprenden la prestación del servicio de correos nacionales e internacionales y del servicio de mensajería especializada.

20 QUÉ SERVICIOS POSTALES EXISTEN EN NUESTRO PAÍS. Y CÓMO OPERAN

En Colombia, el servicio de correo es exclusivo del Operador Postal Oficial (OPO). A través de este servicio, el OPO o concesionario de correo recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales de hasta dos (2) Kilogramos de peso, sin guía y sin seguimiento. Este servicio se dividen en:

ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA: es el servicio por el cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales, el cual se clasifica en prioritarios y no prioritarios de correo de hasta dos (2) kilogramos.

ENCOMIENDA: Servicio obligatorio para el Operador Postal Oficial o Concesionario de correo, que consiste en la recepción, clasificación, transporte y entrega no urgente, de objetos postales, mercancías, paquetes o cualquier artículo de permitida circulación en el territorio nacional o internacional, con o sin valor declarado, hasta un peso de 30 Kilogramos

MENSAJERÍA EXPRÉS: Es un servicio abierto a la competencia que exige nuevos requisitos de tipo patrimonial,operativo y tecnológico para garantizar la presentación de un servicio eficiente y de calidad requiere la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación,transporte y entrega de objetos postales hasta del 5 Kilogramos. La persona jurídica interesada en prestar este servicio deberá presentar por escrito la solicitud de habilitación ante el Ministerio de Tecnología de la Información y las comunicaciones y deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos para tal efecto en el artículo 4 dela ley 1369 de 2009.

POSTALES DE PAGO: Es un servicio abierto a la competencia, que consiste en el envío de una cantidad de dinero especificada por el remitente, que debe pagarse al destinatario y que se envía a través de la red postal. Se consideran servicios postales de pago: Los Giros Nacionales e Internacionales.

Para el otorgamiento de licencia de "servicio Postal de pago", es necesario que el operador cuente con unos Sistemas de Administración de Riesgo (SARLAFT, SARL, SARO), los cuales se componen de:

1. Identificación

2. Medición o evaluación

3. Control

4. Monitorio

21 EXPLIQUE EL CONCEPTO DE EMBALAJE

El embalaje son los materiales o estructuras que protegen a los productos, envasados o no, contra golpes o cualquier otro daño físico. La función principal del embalaje es agrupar y transportar productos haciendo que el contenido llegue a su destino sin ninguna alteración.

Además, protege el contenido, informa sobre las condiciones de manejo, requisitos legales y composición, entre otros. Es importante tener en cuenta, que el material y tipo de embalaje dependen de la naturaleza del producto y del medio de transporte que se utilice para enviar la mercancía.

El material destinado a la protección de mercancía en su transporte y distribución incluye el relleno utilizado en el interior. estos materiales pueden estar hechos de paja, papel, madera, y comprenden también las telas impermeabilizadas o no, cuerdas, cercos etc, que envuelven al producto exteriormente para su transporte. Se considera embalaje a: cajas, bidones, tambores, javas, cilindros, cestos, sacos etc.

22. CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBEN REUNIR PARA EL ACONDICIONAMIENTO DE LOS ENVÍOS?.

EL EMPAQUE Y EMBALAJE ADECUADO, SON FUNDAMENTALES PARA QUE SU ENVIÓ SE CONSERVE EN OPTIMAS CONDICIONES DURANTE EL TRANSPORTE.

- Escriba siempre con letra clara, legible y de buen tamaño.

- Si reutiliza cajas elimine rótulos anteriores, adhiera el rotulo en uno de los costados del paquete.

- Utilice etiquetas y pictogramas para poder darle el manejo adecuado a la mercancía. símbolos o palabras como: DELICADO, FRÁGIL, ESTE LADO ARRIBA. ETC.

Evalué el empaque y embalaje de sus envíos:

. Brinda una adecuada manipulación interna y externa?.

. El material de empaque se encuentra en buenas condiciones? No está roto o deteriorado (protege de golpes, presiones, u otros)

. El embalaje permite al envió soportar apilamiento?.

. El embalaje facilita la manipulación del envió?

. El embalaje incluye indicaciones que facilitan el cuidado del envió? (Este lado arriba, Frágil, etc.)

. Se encuentra debidamente sellado?.

. El empaque y embalaje se ajusta al tamaño del envío garantizando su estabilidad y permiten mantener la posición correcta del envío.

Para la entrega de sus envíos a la empresa transportadora verifique los siguientes datos:

. El número de unidades anotado debe coincidir con el entregado, al igual que el número de kilos y el valor de la mercancía.

. Acompañe la mercancía de importación o exportación con los correspondientes manifiestos exigidos por la DIAN.

23. SEGÚN EL EMBALAJE COMO CLASIFICA LOS ENVÍOS, EL SERVICIO DE CORREOS?.

DE ACUERDO A SU EMBALAJE SE CLASIFICAN EN:

. ENVÍOS VÍA TERRESTRE:

Se considera de vía terrestre los envíos a transportar por camión o ferrocarril. El embalaje para el transporte sera de construcción sencilla pero adecuada el peso y al volumen de la mercancía, considerando que la carga y almacenaje se efectuara en locales cubiertos, lo cual ofrece buenas garantías en previsión a los efectos de la lluvia y la protección contra las inclemencias atmosféricas.

ENVÍOS VÍA FLUVIAL O MARÍTIMA:

Esta vía es la que más volumen de carga permite transportar en una sola unidad y en la que se utilizaran los elementos de manipulación mas pesados. Los contenedores el factor de comprensión en la apilaciòn de los embalajes no es habitual, pero eso no quiere decir que en algunos lugares todavía se estibe de forma antigua, es decir en bodegas. La cual nos indica que los embalajes serán apilados con el riesgo de rotura por compresión.

ENVÍOS VÍA AÉREA:

Es el destinado al transporte de mercancías u objetor por avión, que además de las condiciones requeridas para los transportes marítimos y tropical, tengan la particularidad de ser esencialmente ligeros pero con la resistencia adecuada para poder llevar a destino su articulo en buen estado.

24 CUÁL ES LA FORMA CORRECTA DE EMBALAR CARTAS, TARJETAS POSTALES, IMPRESOS, PEQUEÑOS, PAQUETES, ENCOMIENDAS EMBALADAS EN CAJAS DE MADERAS, OBJETOS FRÁGILES, LÍQUIDOS, POLVOS SECOS, OTROS?

1. Las cartas, tarjetas postales, impresos se embalan en cubiertas o sobres completamente cerrados en tal forma que no permita ver sus contenido y que se ajusten a las dimensiones y pesos requeridos.

. Cartas: de 2 - 5 Kilos

. Tarjetas postales: 20 Gramos.

. Impresos: atados con faja, cerrado broche plastifico, con cordel o amarrado con hilo en cruz y con peso hasta de 10 Kilos servicio urbano, de 3 a 15 Kilos servicio Internacional.

. Pequeños paquetes: hasta 1 Kilo.

2. Los objetos de vidrio u otros objetos frágiles deberán embalarse en una caja resistente rellena de material protector adecuado. debe impedirse cualquier roce o golpe durante el transporte, ya sea entre los objetos mismos o entre los objetos y olas paredes de la caja.

3. Los líquidos y materias fácilmente licuables se colocarán en envases perfectamente herméticos. Cada envase deberá colocarse en una caja especial resistente, rellena de material protector adecuado en cantidad suficiente para absorber el líquido en caso de rotura del envase. La tapa de la caja se asegurará de modo que no pueda separarse fácilmente.

4. Las materias grasas difícilmente licuables, tales como ungüento, jabón blando, resinas etc, así como las simientes de gusano de seda, cuyo transporte ofrece menos inconvenientes, deberán colocarse en un primer embalaje (caja saco de tela, material plástico, etc), colocado a su vez en una caja suficientemente resistente para impedir que se salga el contenido.

5. Los polvos secos colorantes, tales como el azul de anilina, solo se admitirán en cajas de metal perfectamente herméticas, colocadas a su vez en cajas resistentes con material absorbente y protector adecuado entre ambos embalajes.

6. Los polvos secos o colorantes deberán colocarse en envases (caja, seca) resistentes; estos envases deberán, a su vez, colocarse en una caja sólida.

7. Las abejas vivas, las moscas de la familia Drosophilidae, las sanguijuelas y los parásitos se encerraran en cajas acondicionadas para evitar cualquier peligro.

8. No se exigirá embalaje para los objetos de una sola pieza, tales como piezas de madera piezas metálicas, etc, que no se acostumbre embalar en el comercio. En este caso, la dirección del destinatario se consignara sobre el objeto mismo.

25. QUE PROHIBICIONES HAY RESPECTO AL ENVÍO Y CIRCULACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Según el decreto 229 en el artìculo 28. El servicio postal tiene limitaciones impuestas por razones de convivencia general, de defensa de la moral pública, de seguridad nacional, de defensa del tesoro público y también por razones de interés del propio servicio postal y de sus funciones.

Estos son algunos de los objetos que esta prohibida su circulación:

Estupefacientes y Sustancias sicotrópicas. Entre ellas encontramos el Opio, la Morfina, la Cocaína, la Marihuana, y demás estupefacientes. Debemos tener en cuenta que no apñica la restriccion siempre y cuando se vayan a usar con fines medicos o cientificos para los países que los admiten en tales condiciones.
Los líquidos corrosivos y las sustancias venenosas, las materias grasas, los polvos colorantes y otras materias similares.
Objetos obscenos o inmorales.
Objetos cuya importación o circulación este prohibida en el país para el cual va el objeto.
Objetos que por su naturaleza o forma de embalaje pueden presentar peligro para los empleados o el público en general, manchar o deteriorar los demás envíos, hasta el mismo equipo postal o los bienes pertenecientes a otras personas o terceros.
Materiales explosivos, inflamables o peligrosos como armas, municiones, elementos bélicos de toda especie, fuegos artificiales, detonantes, cohetes, petardos entre otros. Al igual que materias radiactivas, en todas las categorías de envíos.
Animales vivos y muertos no disecados, con excepción de las abejas, las sanguijuelas, y los gusanos de seda. O pieles par a comercios ilegales.
Dinero en efectivo, monedas, billetes de banco, esqueletos para billetes de Bancos, billetes representativos de moneda o cualquier otro título valor al portador máquinas para acuñar moneda, y otros objetos de valor tales como platino, oro, plata, manufacturados o no, piedras finas o cualquier objeto precioso.
Objetos falsificados o piratas

Los Servicios Postales de Correo y Mensajeria Especializada podrán exigir a sus usuarios, presentar sus envíos abiertos para verificar el contenido, antes de ser admitidos o recibidos en el servicio respectivo, sin perjuicio de los controles de las autoridades de policía o de los procedimientos electrónicos o cualquier otra forma de control, según lo establezca su propio reglamento operativo o el que determine el Ministerio de Comunicaciones o las Autoridades competentes

GLOSARIO

Acuerdo:

Decisión tomada en común por dos o más personas.

ARCHIVÍSTICA:

Estudio teorico y practico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los documentos de archivo y de las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio de ambos.

ARCHIVALIA:

Es la segunda edad de los documentos en la cual estos han cumplido su fin, y se conservan como soporte a la entidad que le dio origen, asì como por razones fiscales, contables o técnicas mientras perdura el interés de su productor.

ÁMBITO:

Describe al contorno o límite de un sitio, lugar, espacio o territorio la idea del ámbito se refiere al área que está contenida o comprendida dentro de ciertos límites.

Directrices:

Norma o conjunto de normas e instrucciones que se establecen o se tienen.

EMBALAJE:

Caja o cualquier envoltura con que se protege un objeto que se va a transportar.

RECOPILACIÓN:

Juntar o reunir varias cosas dispersas para un solo fin.

ROTULACIÓN:

Es el arte de dibujar letras y números sobre una estandarización o norma.

BIBLIOGRAFÍA

Gerente de Proyecto Instructora CLAUDIA MURCIA

Informe Diagnostico Archivo Central

CURADURÍA URBANA NRO. 2